Virtual Meeting Management Part II

Die Vorbereitung

Eine kurze Checkliste – Fragen, deren Antworten Sie kennen sollten …

Welches Tool steht zur Verfügung?

  • Mit welchen Tools arbeiten Sie (Microsoft Teams, Skype, Zoom, Adobe Connect, Webex, Google Hangouts etc.)?
  • Kennen Sie das Tool und können Sie es bedienen?
  • Kennen Sie das Tool nicht? Wer bzw. was kann Ihnen helfen? à Tutorials, Experte, Learning by Doing (Testläufe)
  • Wer leitet Ihre Meetings (z. B. die wöchentlichen Team-Meetings)? Muss die Rolle des Moderators/der Moderatorin immer von der Führungskraft übernommen werden oder soll jedes Teammitglied die Möglichkeit dazu haben? Haben Sie schon einmal an eine/n Co-Moderator/in gedacht?
  • Wie können Sie sicherstellen, dass nicht alle durcheinanderreden? Welche „Regeln“ wollen Sie einführen, um sicherzustellen, dass jede/r einen Beitrag leisten kann und gleichzeitig der Meeting-Rahmen nicht gesprengt wird?

Wer gehört zu Ihrer Zielgruppe – wer wird am Meeting teilnehmen?

  • Kennt Ihre Zielgruppe das Tool? Müssen Sie vorab „Anleitungen“ weiterleiten?
  • Welche Erwartungen hat Ihre Zielgruppe? An Sie? An das Meeting?

Welche Inhalte sollen im Meeting behandelt werden?

  • Eine strukturierte Aufbereitung der Inhalte in Form einer Agenda ist das Herzstück effektiver Online-Meetings!
  • Die Agenda sollte zur Vorbereitung an die TeilnehmerInnen weitergeleitet und ggf. um deren Punkte bzw. Erwartungen ergänzt werden.
  • Wer kann bzw. will das Protokoll führen und die zentralen Inhalte nach dem Meeting mit allen teilen? Eventuell kann die Rolle auch immer jemand anderer übernehmen.

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