Die Vorbereitung
Eine kurze Checkliste – Fragen, deren Antworten Sie kennen sollten …
Welches Tool steht zur Verfügung?
- Mit welchen Tools arbeiten Sie (Microsoft Teams, Skype, Zoom, Adobe Connect, Webex, Google Hangouts etc.)?
- Kennen Sie das Tool und können Sie es bedienen?
- Kennen Sie das Tool nicht? Wer bzw. was kann Ihnen helfen? à Tutorials, Experte, Learning by Doing (Testläufe)
- Wer leitet Ihre Meetings (z. B. die wöchentlichen Team-Meetings)? Muss die Rolle des Moderators/der Moderatorin immer von der Führungskraft übernommen werden oder soll jedes Teammitglied die Möglichkeit dazu haben? Haben Sie schon einmal an eine/n Co-Moderator/in gedacht?
- Wie können Sie sicherstellen, dass nicht alle durcheinanderreden? Welche „Regeln“ wollen Sie einführen, um sicherzustellen, dass jede/r einen Beitrag leisten kann und gleichzeitig der Meeting-Rahmen nicht gesprengt wird?
Wer gehört zu Ihrer Zielgruppe – wer wird am Meeting teilnehmen?
- Kennt Ihre Zielgruppe das Tool? Müssen Sie vorab „Anleitungen“ weiterleiten?
- Welche Erwartungen hat Ihre Zielgruppe? An Sie? An das Meeting?
Welche Inhalte sollen im Meeting behandelt werden?
- Eine strukturierte Aufbereitung der Inhalte in Form einer Agenda ist das Herzstück effektiver Online-Meetings!
- Die Agenda sollte zur Vorbereitung an die TeilnehmerInnen weitergeleitet und ggf. um deren Punkte bzw. Erwartungen ergänzt werden.
- Wer kann bzw. will das Protokoll führen und die zentralen Inhalte nach dem Meeting mit allen teilen? Eventuell kann die Rolle auch immer jemand anderer übernehmen.